Política de conservación de registros de jornada

Versión 1.2.2 · Última actualización: 2026-03-21

Documento interno que define cómo se conservan, protegen y ponen a disposición los registros de jornada laboral conforme al art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el RGPD y la LOPDGDD.

Ámbito

Aplica a todos los fichajes, auditorías y registros técnicos generados por el sistema de control horario implementado por la empresa.

Incluye, cuando esté habilitado por la empresa y el puesto lo requiera, los metadatos de geolocalización asociados al fichaje (estado de captura y precisión; y, cuando proceda, coordenadas), registrados únicamente en el momento del fichaje.

Plazo de conservación

Los registros se conservarán durante un periodo mínimo de 4 años desde su generación, a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Los logs de auditoría se conservan bajo el mismo régimen y plazo que los registros de jornada (mínimo 4 años).

Los datos de geolocalización, cuando existan, se conservarán con el mismo régimen y plazo que el evento de jornada al que estén asociados (mínimo 4 años), y se suprimirán de forma segura junto con dicho registro al finalizar el periodo de conservación (incluyendo su eliminación en copias de respaldo conforme al ciclo de rotación).

Fin de conservación y destino de los datos. Transcurridos 4 años, los registros de jornada y sus correcciones serán suprimidos de forma segura. Si existieran responsabilidades legales, administrativas o reclamaciones en curso, los datos permanecerán bloqueados (sin uso operativo) únicamente durante los plazos necesarios para su atención, procediéndose después a su supresión/anonimización definitiva Las copias de respaldo seguirán su ciclo de rotación y quedarán eliminadas en la siguiente ventana de borrado programado.

Superado el periodo mínimo, la empresa evaluará su supresión o anonimización conforme a la normativa aplicable y a las políticas internas vigentes.

Integridad de los registros

Los registros son inmutables: la aplicación no permite su edición o eliminación. Cualquier corrección o incidencia se documenta por separado, manteniendo siempre el registro original. Los registros están firmados y encadenados mediante HMAC para garantizar su integridad.

Disponibilidad y acceso

• Cada persona trabajadora dispone de acceso a sus propios fichajes y puede solicitar exportaciones en formato CSV o PDF.
• La Inspección de Trabajo o la representación legal de las personas trabajadoras podrá acceder mediante enlace temporal con caducidad.
• La aplicación mantiene registro de actividad (auditoría) de acciones relevantes.

Seguridad

Cuando la Inspección de Trabajo y Seguridad Social requiera el registro de jornada, la empresa habilitará un acceso temporal (con caducidad y, en el caso de cuentas administrativas cuando proceda, autenticación reforzada), acotado por fechas y con registro de accesos, o bien facilitará una exportación íntegra y verificable (CSV/PDF) con sello temporal y huella criptográfica (hash). La entrega se realizará siguiendo el principio de minimización, limitando los datos a los estrictamente necesarios para la finalidad de control.

Puesta a disposición de autoridades

• Acceso restringido por roles (empleado, administrador).
• Registros firmados y encadenados.
• Registro de actividad (auditoría) de acciones clave.

Responsables

El departamento de Administración es custodio de los registros y responsable de verificar su correcta conservación, integridad y disponibilidad.

Gestión de incidencias

Cualquier fallo de integridad, pérdida de registros o incidente de seguridad se documentará y se elevará internamente para su tratamiento. Si el incidente implicara datos personales, se evaluará su notificación a la AEPD cuando proceda y, en su caso, dentro de los plazos legales.